Thực hiện Quyết định số 54/QĐ-VKSTC của Viện trưởng VKSND tối cao về việc giao nghiên cứu, xây dựng đề án đột xuất năm 2026 “Nghiên cứu chỉnh lý số hóa tài liệu trong ngành KSND giai đoạn 2026-2030”, ngày 28/10/2026, Đoàn công tác của Văn phòng Viện VKSND tối cao đã tiến hành khảo sát công tác lưu trữ, chỉnh lý và số hóa tài liệu tại VKSND thành phố Hà Nội và VKSND khu vực 6, thành phố Hà Nội nhằm phục vụ cho việc xây dựng Đề án. Đoàn khảo sát do đồng chí Nhiếp Văn Ngọc – Phó Chánh Văn phòng VKSND tối cao làm Trưởng đoàn. Tham gia Đoàn khảo sát còn có đồng chí Dương Thanh Hùng – Trưởng Phòng Lưu trữ, Văn phòng VKSND tối cao và các đồng chí cán bộ, chuyên viên của Văn phòng VKSND tối cao.
Đồng chí Nhiếp Văn Ngọc - Phó Chánh Văn phòng VKSND tối cao
thông báo về các nội dung khảo sát của Đoàn
Về phía VKSND thành phố Hà Nội có đồng chí Ngô Hồng Sơn – Phó Bí Thư Đảng ủy, Phó Viện trưởng VKSND thành phố Hà Hội, cùng đại diện lãnh đạo Văn phòng, cán bộ phụ trách công tác văn thư, lưu trữ, công nghệ thông tin của VKSND thành phố Hà Nội.
Đồng chí Ngô Hồng Sơn - Phó Viện trưởng VKSND thành phố Hà Nội
phát biểu tại buổi khảo sát
Hoạt động khảo sát nhằm đánh giá thực trạng công tác quản lý, bảo quản, chỉnh lý và số hóa tài liệu lưu trữ tại đơn vị; làm rõ những kết quả đạt được, khó khăn, vướng mắc trong quá trình triển khai thực hiện. Trên cơ sở đó, Đoàn công tác trao đổi, ghi nhận các đề xuất, kiến nghị nhằm hoàn thiện nội dung Đề án, hướng tới xây dựng hệ thống lưu trữ hiện đại, khoa học, thống nhất, đáp ứng yêu cầu chuyển đổi số và nâng cao chất lượng công tác quản lý, chỉ đạo, điều hành trong toàn ngành Kiểm sát nhân dân.
Đánh giá thực trạng, ghi nhận kết quả công tác lưu trữ và số hóa tài liệu
Tại buổi làm việc, sau khi nghe đại diện lãnh đạo Văn phòng VKSND thành phố Hà Nội trình bày Báo cáo về thực trạng công tác lưu trữ, kết quả chỉnh lý, số hóa tài liệu và điều kiện hạ tầng kỹ thuật của đơn vị, đồng chí Nhiếp Văn Ngọc - Phó Chánh Văn phòng VKSND tối cao, Trưởng Đoàn công tác đã nêu mục đích, yêu cầu và các nội dung trọng tâm cần khảo sát theo Quyết định số 54/QĐ-VKSTC ngày 20/3/2026 của Viện trưởng VKSND tối cao về giao nghiên cứu xây dựng Đề án.
Đồng chí Đỗ Kiến Trúc - Chánh Văn phòng VKSND thành phố Hà Nội
trình bày Báo cáo về thực trạng công tác lưu trữ, kết quả chỉnh lý, số hóa tài liệu
và điều kiện hạ tầng kỹ thuật của đơn vị
Đoàn công tác đã tiến hành khảo sát thực tế, trao đổi nghiệp vụ với cán bộ phú trách công tác văn thư, lưu trữ; đồng thời nghe Văn phòng VKSND thành phố Hà Nội báo cáo khái quát về tình hình quản lý, bảo quản, chỉnh lý, số hóa tài liệu, điều kiện cơ sở vật chất, hạ tầng công nghệ thông tin và nguồn nhân lực phục vụ công tác lưu trữ tại đơn vị.
Các Thành viên của Đoàn tiến hành khảo sát thực tế và trao đổi nghiệp vụ
với cán bộ phụ trách công tác văn thư, lưu trữ
Theo báo cáo của VKSND thành phố Hà Nội, trong bối cảnh chuyển đổi số đang được triển khai sâu rộng trong ngành Kiểm sát nhân dân, công tác văn thư, lưu trữ ngày càng có vai trò quan trọng, trực tiếp phục vụ hoạt động quản lý, chỉ đạo, điều hành cũng như các khâu công tác thực hành quyền công tố, kiểm sát hoạt động tư pháp và tố tụng công ích. Ban Thường vụ Đảng ủy và lãnh đạo VKSND thành phố Hà Nội xác định công tác lưu trữ, chỉnh lý và số hóa tài liệu là nhiệm vụ trọng tâm, cần được quan tâm triển khai thường xuyên, gắn với yêu cầu hiện đại hóa hoạt động của đơn vị.
Việc quán triệt, triển khai các quy định của pháp luật về lưu trữ, trong đó có Luật Lưu trữ năm 2024 và các văn bản hướng dẫn của VKSND tối cao, được chú trọng thực hiện. Công tác thu thập, bảo quản, quản lý và khai thác tài liệu, hồ sơ nghiệp vụ kiểm sát được triển khai theo quy trình, chú trọng yêu cầu bảo mật, an toàn tài liệu và phục vụ kịp thời nhu cầu tra cứu, sử dụng trong thực hiện nhiệm vụ chuyên môn. Từng bước hình thành nguồn dữ liệu điện tử phục vụ công tác quản lý hồ sơ, hỗ trợ hoạt động nghiệp vụ và tạo nền tảng cho việc kết nối, khai thác dữ liệu trong tiến trình chuyển đổi số của ngành Kiểm sát nhân dân. Đồng thời, việc số hóa tài liệu cũng đặt ra yêu cầu phải bảo đảm tính đầy đủ, chính xác, khả năng tra cứu và an toàn thông tin trong suốt quá trình tạo lập, quản lý, lưu trữ và khai thác dữ liệu.
Nhận diện khó khăn, vướng mắc để đề xuất giải pháp phù hợp
Cùng với những kết quả đạt được, báo cáo của VKSND thành phố Hà Nội cũng chỉ ra một số khó khăn, hạn chế cần được tháo gỡ để nâng cao hiệu quả công tác lưu trữ, chỉnh lý và số hóa tài liệu trong thời gian tới.
Trước hết, khối lượng tài liệu chưa được chỉnh lý hoàn chỉnh còn lớn. Một bộ phận hồ sơ được hình thành từ các thời kỳ trước đã có dấu hiệu xuống cấp, ố vàng, mục rách, gây khó khăn cho quá trình phân loại, xử lý thủ công và quét số hóa. Việc bảo quản, chỉnh lý số tài liệu này đòi hỏi quy trình nghiệp vụ phù hợp, trang thiết bị chuyên dụng và nguồn lực đủ đáp ứng yêu cầu về tiến độ, chất lượng.
Về cơ sở vật chất, VKSND thành phố Hà Nội được đầu tư hệ thống kho lưu trữ chuyên dụng với tổng diện tích mặt sàn hơn 900 m², được phân chia thành các khu vực chức năng phục vụ bảo quản hồ sơ nghiệp vụ, tài liệu hành chính, tra cứu và xử lý tài liệu. Tuy nhiên, yêu cầu lưu trữ ngày càng tăng, trong khi một số trang thiết bị công nghệ thông tin tại các đơn vị đã xuống cấp, hết thời gian khấu hao. Việc thiếu máy quét chuyên dụng tốc độ cao, máy tính có cấu hình đáp ứng yêu cầu và thiết bị in ấn phục vụ công tác bảo mật ảnh hưởng đến tiến độ số hóa, xử lý và khai thác hồ sơ điện tử. Tại một số đơn vị, việc tận dụng thiết bị văn phòng đa năng để quét tài liệu còn gây khó khăn khi kết nối với các hệ thống nghiệp vụ trên mạng bảo mật của Ngành.
Bên cạnh đó, nhân lực làm công tác văn thư, lưu trữ và công nghệ thông tin còn mỏng so với khối lượng công việc thực tế. Tại nhiều đơn vị cơ sở, công chức phải kiêm nhiệm cả nhiệm vụ chuyên môn nghiệp vụ và công tác kỹ thuật, số hóa hồ sơ, quản trị hệ thống, theo dõi các chỉ tiêu chuyển đổi số. Điều này tạo áp lực đáng kể, nhất là trong điều kiện yêu cầu về thời hạn tố tụng, chất lượng xử lý hồ sơ và an toàn thông tin ngày càng cao.
Nguồn kinh phí dành cho công tác chỉnh lý, số hóa cũng chưa tương xứng với khối lượng tài liệu cần xử lý. Theo báo cáo, năm 2025, VKSND thành phố Hà Nội đã bố trí 78 triệu đồng cho công tác chỉnh lý, so với lượng tài liệu tồn đọng cần chỉnh lý hoàn chỉnh và nhu cầu đầu tư thiết bị chuyên dụng, nguồn lực hiện có vẫn còn hạn chế.
Những khó khăn trên cho thấy việc đẩy mạnh số hóa không chỉ là yêu cầu về ứng dụng công nghệ mà còn cần được triển khai đồng bộ với công tác chỉnh lý nghiệp vụ, chuẩn hóa dữ liệu, hoàn thiện quy trình quản lý, đầu tư hạ tầng kỹ thuật, bố trí nhân lực và bảo đảm kinh phí thực hiện. Đặc biệt, đối với hồ sơ, tài liệu nghiệp vụ kiểm sát, yêu cầu bảo mật, phân quyền truy cập, sao lưu dự phòng và phòng ngừa nguy cơ mất an toàn thông tin phải được đặt lên hàng đầu.
Kiến nghị hoàn thiện Đề án, thúc đẩy chuyển đổi số trong ngành Kiểm sát nhân dân
Trên cơ sở đánh giá thực trạng và những khó khăn, vướng mắc, VKSND thành phố Hà Nội đề xuất VKSND tối cao sớm phê duyệt, triển khai Đề án “Nghiên cứu chỉnh lý, số hóa tài liệu lưu trữ trong ngành Kiểm sát nhân dân giai đoạn 2026-2030”, đồng thời xây dựng quy chuẩn kỹ thuật số hóa và quy trình lưu trữ điện tử thống nhất trong toàn Ngành, bảo đảm phù hợp với quy định của pháp luật về lưu trữ.
Đồng chí Cao Thị Hồng - Phó Chánh Văn phòng VKSND thành phố Hà Nội
trình bày kiến nghị của VKSHN đối với Đoàn khảo sát
Đơn vị cũng kiến nghị nghiên cứu xây dựng phần mềm quản lý lưu trữ số dùng chung, có khả năng tích hợp với các nền tảng quản lý án, hệ thống quản lý văn bản điều hành và hồ sơ kiểm sát điện tử, từng bước nâng cao hiệu quả quản lý, khai thác và nộp lưu tài liệu điện tử.
Về hạ tầng kỹ thuật, VKSND thành phố Hà Nội đề xuất quan tâm đầu tư, nâng cấp hệ thống máy chủ lưu trữ, trung tâm dữ liệu dự phòng; bổ sung máy quét chuyên dụng công suất lớn và thiết bị phù hợp để xử lý các tài liệu cũ, dễ hư hỏng. Cùng với đó, cần bố trí nguồn kinh phí riêng trong khuôn khổ Đề án để xử lý khối lượng tài liệu tồn đọng, nâng cấp trang thiết bị và tổ chức các lớp đào tạo, tập huấn chuyên sâu về nghiệp vụ lưu trữ số, kỹ năng số hóa và bảo đảm an toàn thông tin.
Tại buổi làm việc, Đoàn công tác và đại diện VKSND thành phố Hà Nội đã trao đổi, thảo luận về những ưu điểm, tồn tại, hạn chế, nguyên nhân và giải pháp nâng cao chất lượng, hiệu quả công tác lưu trữ. Các nội dung khảo sát tập trung làm rõ thực tiễn triển khai tại đơn vị, qua đó cung cấp cơ sở thực tiễn phục vụ quá trình nghiên cứu, xây dựng Đề án ở cấp Ngành.
Sau khi khảo sát tại trụ sở VKSND thành phố Hà Nội, Đoàn công tác tiếp tục khảo sát công tác lưu trữ tại VKSND khu vực 6, thành phố Hà Nội, nhằm tìm hiểu tình hình triển khai ở đơn vị cơ sở, bổ sung thông tin thực tiễn phục vụ việc đánh giá toàn diện công tác lưu trữ, chỉnh lý và số hóa tài liệu.
Hoạt động khảo sát của VKSND tối cao tại VKSND thành phố Hà Nội có ý nghĩa thiết thực trong việc đánh giá đúng thực trạng, nhận diện những yêu cầu đặt ra từ thực tiễn và đề xuất các giải pháp có tính khả thi cho Đề án giai đoạn 2026-2030. Đây cũng là cơ sở để từng bước chuẩn hóa công tác lưu trữ, nâng cao chất lượng quản lý hồ sơ, tài liệu, phát huy giá trị của dữ liệu điện tử, đáp ứng yêu cầu cải cách tư pháp và chuyển đổi số trong ngành Kiểm sát nhân dân./.
Nguyễn Quang Huy - Văn phòng