Viện KSND thành phố Hà Nội triển khai đề án số hóa lưu trữ giai đoạn 1

       Thực hiện Đề án số hóa hồ sơ lưu trữ giai đoạn 1 của Viện KSND thành phố Hà Nội, nhằm tiến tới lưu trữ điện tử, hiện đại hóa công tác lưu trữ và tạo thuận lợi cho việc bảo quản, quản lý, khai thác, sử dụng hồ sơ lưu trữ, ngày 25/12/2017, Viện KSND thành phố Hà Nội đã tổ chức Hội nghị tập huấn công tác số hóa hồ sơ lưu trữ cho toàn thể công chức làm công tác tổng hợp, lưu trữ của Viện KSND hai cấp thành phố.

       Đến dự Hội nghị tập huấn, về phía Công ty cổ phần đầu tư thương mại và phát triển công nghệ FSI (Công ty FSI) có đồng chí Nguyễn Hữu Khánh – Phó Giám đốc Trung tâm số hóa, Kỹ sư Trịnh Minh Hiếu và Nguyễn Thị Nụ –  Trung tâm số hóa. Về phía Viện KSND thành phố Hà Nội có các đồng chí Lãnh đạo Văn phòng tổng hợp, Phòng Kế hoạch Tài chính và Phòng Thống kê tội phạm.

Các đồng chí Lãnh đạo các phòng tham mưu tới dự Hội nghị tập huấn

       Để chuẩn bị cho công tác triển khai thực hiện số hóa công tác lưu trữ, từ năm 2016, Lãnh đạo Viện KSND thành phố Hà Nội đã giao Văn phòng tổng hợp chủ trì từng bước xây dựng Đề án, Kế hoạch, phối hợp chặt chẽ với Công ty FSI xây dựng Hệ thống Phần mềm quản lý hồ sơ vụ án phục vụ công tác lưu trữ dùng chung của Viện KSND hai cấp thành phố.

       Hệ thống phần mềm quản lý hồ sơ lưu trữ được xây dựng với đầy đủ các thông tin, tính năng, bám sát quy trình nghiệp vụ công tác lưu trữ, đem lại hiệu quả trong việc quản lý, đảm bảo an toàn cho hồ sơ của từng vụ án. Mặt khác, hệ thống phần mềm cũng cung cấp nhiều tiện ích cho công chức Viện KSND hai cấp thành phố truy cập, kiểm tra, xác thực thông tin, góp phần nâng cao chất lượng và độ chính xác trong việc tra cứu hồ sơ. Có thể nói, công tác số hóa lưu trữ hồ sơ đã từng bước đem lại hiệu quả trong việc tiếp cận những xu thế ứng dụng công nghệ thông tin, nâng cao hiệu quả, chất lượng công việc, giảm thời gian tra cứu cũng như giảm bớt chi phí lưu trữ nhưng lại đạt được hiệu quả cao, đáp ứng nhu cầu thực tế của Viện KSND thành phố Hà Nội.

Kỹ sư Nguyễn Thị Nụ –  Trung tâm số hóa Công ty FSI hướng dẫn tại Hội nghị

       Các học viên đã được những kỹ sư của Công ty FSI chuyển giao công nghệ và hướng dẫn những nội dung cơ bản của Hệ thống phầm mềm quản lý hồ sơ lưu trữ; bên cạnh việc giới thiệu các tính năng, phương pháp quản lý hồ sơ cơ bản, các kỹ sư còn hướng dẫn các học viên tiến hành từng thao tác cụ thể trên Hệ thống phần mềm và giải đáp trực tiếp những vấn đề còn vướng mắc cần sửa đổi, bổ sung đối với phần mềm trong đoạn 2 của Đề án sẽ thực hiện vào năm 2018.

       Kết thúc buổi tập huấn, lãnh đạo Văn phòng tổng hợp đề nghị Công ty FSI tiếp tục phối hợp chặt chẽ với Viện KSND thành phố Hà Nội trong quá trình vận hành Phần mềm quản lý hồ sơ lưu trữ, đặc biệt tiếp tục điều chỉnh, nâng cấp để phần mềm hoàn thiện hơn, đáp ứng tốt hơn yêu cầu của Ngành kiểm sát Hà Nội.

       Tóm lại, việc xây dựng Hệ thống Phần mềm quản lý hồ sự vụ án song song với bảo quản tài liệu, hồ sơ bản cứng đã trở thành vấn đề rất được quan tâm của các quốc gia tiên tiến cũng như tại các sở, ban ngành tại Việt Nam. Đối với Viện KSND thành phố Hà Nội, để công tác này đi vào nề nếp, cần có sự nỗ lực và chỉ đạo thống nhất của các đồng chí Lãnh đạo Viện và ý thức trách nhiệm của từng công chức Viện KSND hai cấp thành phố đối với hồ sơ điện tử nhằm từng bước nâng tầm công tác lưu trữ hồ sơ theo hướng hiện đại hóa./.

Mạnh Toàn, Thành Lâm - VPTH