Công tác Văn phòng đối với hoạt động của Viện KSND thành phố Hà Nội giai đoạn 2012-2017

Huỳnh Phương Linh / 26 Tháng Mười 2017

Chủ tịch Hồ Chí Minh đã từng căn dặn:“Công tác Văn phòng có tầm quan trọng đặc biệt, giúp cho cán bộ lãnh đạo nắm được tình hình. Cán bộ Văn phòng nắm tình hình sai thì lãnh đạo sẽ giải quyết công việc không đúng....cho nên phải luôn nêu cao tinh thần trách nhiệm, năng lực công tác và giữ bí mật, để phấn đấu thực hiện tốt nhiệm vụ được giao”. Trong tình hình hiện nay, câu nói của Chủ tịch Hồ Chí Minh càng có ý nghĩa hơn bao giờ hết, đó vừa là lời căn dặn sâu sắc, vừa là kim chỉ nam cho hành động trong thực hiện nhiệm vụ của cán bộ Văn phòng nói chung và cán bộ Văn phòng ngành Kiểm sát nói riêng.

Văn phòng gắn liền với quá trình ra đời, tồn tại và phát triển của cơ quan, đơn vị, có vị trí, vai trò quan trọng đặc biệt, có cơ cấu tổ chức chặt chẽ. Văn phòng là bộ mặt của cơ quan đơn vị, là nơi đầu tiên trực tiếp giao dịch với các đơn vị khác; hiệu quả hoạt động của văn phòng ảnh hưởng trực tiếp đến chất lượng, hiệu quả hoạt động chung của toàn bộ cơ quan đơn vị. Có thể nói: Văn phòng là bộ máy tham mưu, tổng hợp, đầu mối điều phối hoạt động ; là trung tâm thu thập, xử lý và cung cấp thông tin phục vụ cho hoạt động quản lý, điều hành của lãnh đạo; là nơi chăm lo lĩnh vực phục vụ quản trị, hậu cần bảo đảm các điều kiện vật chất cần thiết cho hoạt động chung của cơ quan, tổ chức.

Lãnh đạo Viện và chi bộ chúc mừng đảng viên mới

Viện KSND thành phố Hà Nội có 45 đơn vị (15 phòng và 30 VKS cấp huyện), tổng số công chức, người lao động là: 909 người, trong đó: biên chế hiện có 806 người và 103 nhân viên hợp đồng theo Nghị định 68/2000/NĐ-CP. Hàng năm, khối lượng công việc của Viện KSND hai cấp thành phố Hà Nội phải xử lý rất nhiều, như năm 2016, số mới thụ lý, giải quyết tin báo là 12.000 tin; THQCT, KSĐTtrên 6.300 vụ án/9.900 bị can; THQCT, KSXXPTtrên 1.400 vụ/1.700bị cáo; thụ lý kiểm sát trên 15.000 vụ, việc dân sự, HNGĐ, HC, KDTM, LĐ...; kiểm sát gần 30.000 việc/trên 8.300 tỷ đồng thi hành án dân sự; trực tiếp giải quyết 648 đơn thuộc thẩm quyền của VKS...v..v..

Trong những năm qua với vai trò là cơ quan tham mưu, phục vụ. Văn phòng tổng hợp Viện KSND thành phố Hà Nội đã tham mưu, giúp cho Lãnh đạo Viện KSND thành phố trong công tác quản lý, chỉ đạo, điều hành, vận hành bộ máy thực hiện tốt chức năng, nhiệm vụ của ngành với khối lượng công việc nêu trên.

Về cơ cấu tổ chức hiện nay của Văn phòng: Văn phòng tổng hợp được phân chia thành 04 bộ phận gồm: (1) Bộ phận tham mưu, tổng hợp, thi đua khen thưởng; (2) Bộ phận thông tin tuyên truyền, quản trị trang Web; (3) Bộ phận Văn thư – Lưu trữ, đăng ký hồ sơ nghiệp vụ; (4) Bộ phận hành chính, phục vụ.

Tổng số 32 công chức, người lao động (gồm 11 biên chế, 21 nhân viên Hợp đồng theo Nghị định 68/2000 của Chính phủ). Lãnh đạo Văn phòng gồm 03 đồng chí đều là Kiểm sát viên trung cấp, gồm Chánh văn phòng và 02 Phó Chánh văn phòng.

Trong số 11 đồng chí thuộc biên chế thì có 04 Kiểm sát viên trung cấp (trong đó có 03 lãnh đạo văn phòng), Kiểm sát viên sơ cấp: 03; Kiểm tra viên: 02; Chuyên viên: 01; 01 công chức lái xe.

Ban chi ủy chi bộ Văn phòng tổng hợp nhiệm kỳ 2017-2020

Mặc dù khối lượng công việc hàng năm tăng lên rất lớn, yêu cầu đòi hỏi ngày càng cao, nhưng số lượng công chức cũng không được tăng lên nhiều nên công tác Văn phòng tổng hợp cũng gặp nhiều khó khăn không ít. Song trong công tác Văn phòng của Viện KSND thành phố Hà Nội vẫn luôn đáp ứng tốt các yêu cầu về tham mưu, tổng hợp và phục vụ. Các khâu công tác từ thu thập, quản lý thông tin đến tổng hợp, xây dựng báo cáo, tham mưu, đề xuất, kiến nghị lãnh đạo Viện trong quản lý, chỉ đạo, điều hành đã được triển khai thực hiện tương đối bài bản và hiệu quả. Hàng năm đều tham mưu xây dựng các Kế hoạch công tác, Kế hoạch thi đua – khen thưởng, các báo cáo định kỳ, thường xuyên, đột xuất, các báo cáo chuyên đề, báo cáo phục vụ kiểm tra của ngành dọc và của địa phương; tích cực theo dõi, hướng dẫn, đôn đốc, kiểm tra việc thực hiện các chương trình, kế hoạch, đặc biệt là các chỉ tiêu công tác, các chuyên đề nghiệp vụ của Viện KSND thành phố và chú trọng chất lượng công tác tham mưu, đảm bảo công tác quản lý, chỉ đạo, điều hành của Lãnh đạo Viện KSND thành phố luôn mang tính chủ động, sát thực tiễn. Đối với các công tác hành chính, quản trị, văn thư, lưu trữ, công tác phục vụ đã từng bước được chuyên nghiệp hóa;

Có được những kết quả trên, chúng tôi đánh giá ở 5 nguyên nhân chính sau:

- Trước hết, sự quan tâm lãnh đạo, chỉ đạo trực tiếp, thường xuyên về mọi mặt của Lãnh đạo Viện trong công tác văn phòng.

- Thứ hai, tổ chức bộ máy của Văn phòng tổng hợp từng bước được củng cố, kiện toàn. Việc phân công, phân nhiệm luôn rõ ràng, rành mạch nhưng vẫn đảm bảo tính liên kết, làm việc theo nhóm, hỗ trợ lẫn nhau khi cần thiết.

- Thứ ba, đội ngũ công chức Văn phòng tổng hợp luôn được quan tâm. Đó là chúng tôi có chính sách luân chuyển, điều động hợp lý đối với công chức làm công tác Văn phòng, sau một thời gian công tác nhất định, lãnh đạo và các Kiểm sát viên của Văn phòng tổng hợp đều được luân chuyển công tác đến các đơn vị làm công tác nghiệp vụ, đều đáp ứng được tốt yêu cầu của công việc.Đặc biệt Ban cán sự Đảng có chính sách biệt phái tại chỗ đối với công chức có chức danh KSVTC để làm công tác THQCT, KS các hoạt động tư pháp tại các phòng nghiệp vụ của Viện KSND thành phố để nâng cao kỹ năng toàn diện cho lãnh đạo, Kiểm sát viên của Văn phòng tổng hợp.

- Thứ tư, sự động viên, phối hợp, hỗ trợ kịp thời, có hiệu quả của các phòng nghiệp vụ Viện KSND thành phố trên cơ sở hệ thống Quy chế, Quy định rõ ràng, đầy đủ.

- Thứ năm, về cơ bản đội ngũ công chức làm công tác tham mưu, tổng hợp đều có tinh thần trách nhiệm cao, chịu khó học hỏi để có những hiểu biết tổng hợp về các ngành, lĩnh vực; luôn tự giác rèn luyện, trao dồi phẩm chất, đạo đức, chuyên môn nghề nghiệp...

Tuy nhiên, phải nhìn nhận thực tế bên cạnh những ưu điểm thì công tác Văn phòng của Viện KSND thành phố Hà Nội trong những năm qua còn những hạn chế, tồn tại cần phải khắc phục như:

- Một là, chất lượng tham mưu, tổng hợp ở một số lĩnh vực còn chậm, chưa sâu, chưa chủ động thực sự, chưa nghiên cứu kỹ các yêu cầu, mục đích về xây dựng báo cáo của Viện KSND cấp trên để phân tích, tổng hợp, đánh giá toàn diện, đầy đủ các mặt công tác để tham mưu kịp thời cho Lãnh đạo Viện trong công tác chỉ đạo, điều hành. Đôi khi còn mắc sai sót về số liệu, chậm thời gian so với yêu cầu, số liệu giữa báo cáo tổng hợp với báo cáo thống kê có lúc không khớp, chưa đưa ra được nhiều đề xuất có tính chất dự báo tình hình để tham mưu cho Lãnh đạo viện ...

- Hai là, việc ứng dụng công nghệ thông tin trong báo cáo tổng hợp, tham mưu những năm qua đã có nhiều chuyển biến tích cực, công chức làm công tác tổng hợp đã sử dụng thành thạo các phần mềm văn phòng để thiết lập, theo dõi các chỉ tiêu công tác, chỉ tiêu thi đua, việc truyền nhận văn bản, xử lý văn bản tác nghiệp. Tuy nhiên, việc ứng dụng công nghệ thông tin chưa thực sự thống nhất mà chỉ do từng cá nhân tự đầu tư, thiết lập để phục vụ công tác của mình mà chưa hoàn chỉnh thành hệ thống dùng chung.

- Ba là, công tác hành chính, quản trị, hậu cần, văn thư, lưu trữ đôi lúc còn chưa chủ động, chưa kịp thời. Việc ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác văn thư, lưu trữ còn hạn chế.

Nguyên nhân của những tồn tại này có cả nguyên nhân khách quan và nguyên nhân chủ quan:

+ Về khách quan:

- Trước hết phải nói rằng hệ thống báo cáo của ngành hiện này quá nhiều, nhiều yêu cầu về chỉ tiêu, báo cáo ngày càng yêu cầu chi tiết, cụ thể. Bên cạnh đó, hình thức, nội dung và thời điểm lấy số liệu cũng thường lệch so với số liệu báo cáo sơ kết, báo cáo tổng kết, thời gian báo cáo thường bị gấp nên nhiều đơn vị chỉ kịp hoàn thành số liệu, còn chất lượng báo cáo chưa đáp ứng được yêu cầu. Đặc biệt hiện nay một số loại báo cáo có thời điểm lấy số liệu lệch so với báo cáo của ngành như báo cáo Quốc hội, báo cáo Hội đồng nhân dân, UBND địa phương, báo cáo đột xuất, báo cáo của các ngành như Tòa án, Công an, Thi hành án dân sự...nên rất khó khăn trong việc tổng hợp số liệu, xây dựng báo cáo và đánh giá kết quả công tác của ngành một cách chính xác và đầy đủ.

- Hệ thống biểu mẫu thống kê chưa phản ánh đầy đủ kết quả hoạt động công tác kiểm sát; phần mềm thống kê chưa hoàn chỉnh, chưa phát huy đầy đủ hiệu quả trong việc cung cấp số liệu phục vụ báo cáo tổng hợp. Một số yêu cầu báo cáo đôi khi không có đề cương hướng dẫn cụ thể nên khiến các địa phương triển khai xây dựng không thống nhất, dẫn đến việc cấp trên phải yêu cầu bổ sung chỉ tiêu, số liệu.

- Viện KSND thành phố Hà Nội có phòng Kế hoạch - Tài chính độc lập với Văn phòng tổng hợp. Trong công tác quản trị, Văn phòng không có kế toán để thực hiện nhiệm vụ này mà phải bố trí một cán bộ không qua đào tạo công tác kế toán, tài chính. Nên thực tế công tác quản trị chỉ mang tính hình thức, không hiệu quả và bị động, bởi những vấn đề quyết định trong công tác này lại phụ thuộc vào Phòng Kế hoạch Tài chính.

+ Về chủ quan:

- Nhiều đơn vị của Viện KSND cấp huyện, các phòng nghiệp vụ chưa quan tâm đến công tác tham mưu, tổng hợp; thường bố trí cán bộ mới được tuyển dụng vào làm công tác tham mưu, tổng hợp do cán bộ chưa qua đào tạo nghiệp vụ kiểm sát, chưa có kinh nghiệm thực tế nên nên hiệu quả, chất lượng tham mưu, báo cáo chưa cao, chưa sát với thực tiễn.

- Đội ngũ cán bộ làm công tác tổng hợp mặc dù luôn có ý thức trách nhiệm, không ngừng học hỏi để hoàn thiện chuyên môn nhưng trình độ lại không đồng đều, chưa được tập huấn, hướng dẫn thường xuyên; một số cán bộ còn chưa thực sự tâm huyết với công việc, tác phong thiếu tính chủ động, chưa khoa học...

Qua thực tiễn công tác tham mưu, tổng hợp trong những năm qua, để nâng cao chất lượng công tác tham mưu, tổng hợp, công tác văn phòng của ngành Kiểm sát nhân dân nói chung và của Viện KSND thành phố Hà Nội nói riêng thì trong thời gian tới chúng ta cần:

- Thứ nhất, cần nhận thức đúng đắn, toàn diện và có sự quan tâm đặc biệt tới vị trí, vai trò, chức năng, nhiệm vụ của Văn phòng, chăm lo xây dựng tổ chức, đào tạo, bồi dưỡng, bố trí sử dụng cán bộ, công tác chức làm công tác Văn phòng để tạo điều kiện tốt nhất để Văn phòng phát huy tốt vai trò tham mưu. Vì vậy, không bố trí công chức trẻ mới vào ngành, chưa qua công tác chuyên môn vào làm công tác Văn phòng; đồng thời có chế độ luân chuyển, điều động hợp lý để cán bộ Văn phòng yên tâm, cống hiến tâm huyết cho công tác Văn phòng.

- Thứ hai, đã là cán bộ Văn phòng phải nhận thức, thấm thía lời căn dặn của Chủ tịch Hồ Chí Minh như tôi đã nêu ở trên, trong đó việc “nắm được tình hình” có vai trò hết sức quan trọng, đòi hỏi sự nhạy bén, sáng tạo, chuyên nghiệp trong khả năng dự báo của cán bộ Văn phòng để nêu được những đề xuất đúng đắn trong hoạt động tham mưu, giúp việc cho các cấp lãnh đạo. Đồng thời phải nhận thức rõ ràng nhiệm vụ của Văn phòng còn là đơn vị phục vụ. Phát huy tinh thần “Tham mưu là để phục vụ và trong phục vụ có sự tham mưu”. Ngoài ra, là cán bộ Văn phòng là phải biết bảo vệ bí mật Nhà nước, đều này càng trở lên quan trọng trong giai đoạn bùng nổ thông tin hiện nay.

- Thứ ba, đề nghị Viện KSND tối cao xem xét, nghiên cứu đơn giản hóa chế độ báo cáo trong ngành bằng cách ứng dụng mạnh mẽ công nghệ thông tin trong hoạt động quản lý số liệu, quản lý thông tin nhằm giảm tối đa các loại báo cáo, các loại chuyên đề không cần thiết để công chức, KSV có nhiều thời gian tập trung vào công tác chuyên môn ngày càng nặng nề. Đồng thời, nghiên cứu thời điểm báo cáo của ngành với một số cơ quan đảm bảo số liệu, đánh giá tình hình một cách thống nhất, toàn diện.

- Thứ tư, đề nghị Viện KSND tối cao quy định rõ cơ cấu bộ máy của Văn phòng tổng hợp đó là việc quy định cụ thể bộ phận nào trong văn phòng phải là công chức, bộ phận nào chỉ cần là Hợp đồng 68 và cần những điều kiện gì về chuyên môn, bằng cấp để từng bước đào tạo, chuyên môn, chuyên nghiệp hóa đội ngũ công chức Văn phòng. Như hiện nay, ngoài công chức làm công tác tham mưu, tổng hợp là trong biên chế thì các vị trí việc làm khác như văn thư, lưu trữ, quản trị,.. đều do cán bộ Hợp đồng 68 đảm nhiệm là chưa chuẩn hóa đội ngũ, chưa đáp ứng nhiệm vụ công tác.

- Thứ năm, do Văn phòng tổng hợp Viện KSND thành phố Hà Nội có chức năng quản trị hành chính nhưng lại không có kế toán, đề nghị Viện KSND tối cao hướng dẫn, chỉ đạo: một là chuyển chức năng quản trị, hành chính của VPTH cho Phòng Kế hoạch - Tài chính để thuận tiện cho việc hoạt động. Hai là quy định và cho cơ chế Văn phòng tổng hợp thực hiện công tác quản trị.

- Thứ sáu, đề nghị Viện KSND tối cao hàng năm mở lớp đào tạo chuyên sâu về công tác tham mưu, tổng hợp, công tác phục vụ (công tác đối ngoại, lễ tân) cũng rất quan trọng.

Viện trưởng Viện KSND tối cao Lê Minh Trí trao bằng khen cho Văn phòng Viện KSND thành phố Hà Nội

Với sự phấn đấu nỗ lực của tập thể Lãnh đạo, công chức và người lao động của Văn phòng tổng hợp Hà Nội trong thời gian qua, tại Hội nghị tập huấn công tác văn phòng, thi đua - khen thưởng, tổ chức cán bộ ngành Kiểm sát nhân dân vừa qua, Văn phòng Viện KSND thành phố Hà Nội là 1 trong 12 đơn vị của ngành vinh dự được đồng chí Viện trưởng VKSND tối cao tặng Bằng khen do có thành tích trong đổi mới, chất lượng, hiệu quả góp phần tích cực phục vụ công tác quản lý chỉ đạo, điều hành của Lãnh đạo đơn vị. Đây là sự ghi nhận, động viên, khích lệ kịp thời đối với những công chức làm công tác Văn phòng trong ngành Kiểm sát nhân dân nói riêng và ngành Kiểm sát Hà Nội nói chung để những công chức làm công tác Văn phòng tiếp tục có động lực để đóng góp nhiều hơn nữa trong sự phát triển của ngành, của đơn vị.

Một số hình ảnh hoạt động của Văn phòng tổng hợp: