Thực hiện Chỉ thị số 03/CT-VKSTC ngày 17/05/2021 của Viện trưởng VKSND tối cao về Tăng cường ứng dụng công nghệ thông tin, thúc đẩy chuyển đổi số trong ngành Kiểm sát nhân dân, Công văn số 636/VKSTC-C2 v/v hướng dẫn số hóa hồ sơ ngày 22/02/2019 của Viện KSND tối cao kèm theo tài liệu Hướng dẫn số hóa hồ sơ vụ án, Công văn số 3659/VKSTC-C2 v/v hướng dẫn sơ đồ hóa nội dung vụ án hình sự ngày 30/09/2022 và chỉ đạo công tác hằng năm của Viện kiểm sát nhân dân TP. Hà Nội về việc tăng cường ứng dụng công nghệ thông tin trong hoạt động thực hành quyền công tố, kiểm sát điều tra, truy tố, xét xử các vụ án hình sự. Thời gian qua, Viện KSND huyện Đan Phượng đã thực hiện việc số hóa trong báo cáo án và trình chiếu tài liệu, chứng cứ tại phiên tòa một số hồ sơ vụ án hình sự.

Hình ảnh phiên tòa số hóa hồ sơ vụ án tại huyện Đan Phượng

        Thực tế, việc áp dụng báo cáo án bằng hình thức trình chiếu Power Point kết hợp và sơ đồ hóa trên cơ sở “số hóa hồ sơ” vụ án hình sự ngay từ giai đoạn tiếp nhận nguồn tin về tội phạm tạo điều kiện thuận lợi cho quá trình nghiên cứu, khai thác, tổng hợp tài liệu, chứng cứ của Kiểm sát viên khi trình bày tới đâu có thể trình chiếu, dẫn chứng tới đó. Quá trình ứng dụng công nghệ thông tin trong báo cáo án mang lại hiệu quả cao khi trình bày nội dung và chứng cứ, tài liệu trong vụ án, đặc biệt là các chứng cứ vật chất, dữ liệu điện tử như camera, video... Mặt khác, thực tế khi tiến hành số hóa và sử dụng tài liệu, cán bộ, Kiểm sát viên còn gặp nhiều bỡ ngỡ với các thao tác trên các thiết bị, đồng thời Kiểm sát viên vừa THQCT, KSXX vừa phải sử dụng hợp lý, có hiệu quả tài liệu số hóa tại phiên tòa cũng là thao tác khó khăn.

        Qua tham khảo Công văn số 636/VKSTC-C2 v/v hướng dẫn số hóa hồ sơ ngày 22/02/2019 của Viện KSND tối cao kèm theo tài liệu Hướng dẫn số hóa hồ sơ vụ án và Công văn số 3659/VKSTC-C2 v/v hướng dẫn sơ đồ hóa nội dung vụ án hình sự ngày 30/09/2022, thông qua quá trình thực hiện số hóa hồ sơ, xây dựng báo cáo án dưới hình thức sơ đồ tư duy và trình chiếu, sử dụng tài liệu số hóa tại phiên tòa, nhằm phát huy hết lợi thế trong báo cáo án điện tử bằng phương pháp trình chiếu, số hóa hồ sơ và thuận tiện cho cán bộ, công chức khi thực hiện nghiệp vụ, tác giả rút ra một số bài học kinh nghiệm trong quá trình thực hiện và đề xuất các bước xây dựng báo cáo án và trình chiếu tài liệu như sau:

        Bước 1: Xác định loại vụ án cần trình chiếu. Trước hết, cần thực hiện đối với loại vụ án có tình tiết đơn giản, chứng cứ rõ ràng, chú trọng các loại chứng cứ vật chất, hình ảnh, dữ liệu điện tử.... để bước đầu giúp Kiểm sát viên và cán bộ giúp việc làm quen với thao tác phần mềm trên máy tính, máy scan... Sau đó, mới tiến hành số hóa đối với các loại vụ án có tình tiết phức tạp, nhiều bị can, các bị can không nhận tội, đóng vai trò khác nhau trong vụ án... nhằm làm rõ và giúp người nghe nắm bắt được từng nội dung, từ đó, nâng cao hiệu quả, chất lượng báo cáo, rút ngắn thời gian báo cáo của đơn vị và hiệu quả nghiệp vụ khác.

        Bước 2: Giải quyết sơ bộ tài liệu. Xác định, lựa chọn những tài liệu, chứng cứ cần và phải sử dụng trong vụ án, trong giai đoạn báo cáo, xét xử tại phiên tòa (phân loại chứng cứ buộc tội- chứng cứ gỡ tội; chứng cứ xác định tội danh, chứng cứ về nhân thân và chứng cứ khác...). Việc xác định sơ bộ, phân loại tài liệu cần sử dụng giúp tiết kiệm thời gian số hóa, bước đầu phân nhóm tài liệu để thuận tiện cho quá trình sử dụng.

        Bước 3: Xây dựng hình thức trình chiếu phù hợp. Đối với vụ án đơn giản, chứng cứ rõ ràng, có thể trực tiếp sao chụp, scan để chia thành tập tố tụng, tập nội dung hoặc chia tài liệu theo từng giai đoạn tố tụng... Đối với vụ án phức tạp, có thể sơ đồ hóa, xây dựng cột bảng biểu, hình vẽ, tranh ảnh… để thuận tiện theo dõi diễn biến.

        Bước 4: Làm slide trên phần mềm PowerPoint hoặc trình chiếu bản PDF, chiếu sơ đồ trên Xmind, Mi.Visio, Word.... Bên cạnh việc chỉ để nội dung và chiếu trực tiếp, có thể sử dụng các tính năng hỗ trợ như thời gian hiện ảnh, khái quát nội dung lời khai thông qua trích dẫn, chú giải trực tiếp trên bản ảnh slide, định dạng văn bản, tạo hiệu ứng trong PowerPoint. Ngoài ra có thể chỉnh sửa trực tiếp và chiếu bản PDF đối với Cáo trạng, Luận tội...

        Bước 5: Chạy thử, chỉnh sửa thông tin và hiệu ứng để hoàn thiện bản tài liệu số hóa. Cán bộ giúp việc và Kiểm sát viên được phân công thụ lý vụ án cần bàn bạc, thống nhất, đưa ra ý tưởng đối với việc sử dụng từng loại tài liệu, chứng cứ, hình ảnh; có thể chú thích, kí hiệu để dễ dàng tìm slide cần thiết. Kiểm sát viên được phân công vụ việc cần có “ý tưởng” và nắm chắc những nội dung cần sử dụng tại phiên tòa.

        Bước 6: Báo cáo Lãnh đạo và rút kinh nghiệm. Quá trình báo cáo án, Kiểm sát viên vẫn phải trình bản giấy truyền thống, việc báo cáo án bằng hình thức trình chiếu trong giai đoạn điều tra, truy tố giúp Lãnh đạo Viện trực tiếp nắm bắt được ý tưởng của Kiểm sát viên, trên cơ sở nghiên cứu báo cáo, lãnh đạo Viện sẽ đóng góp những nội dung cần và không nên sử dụng trình chiếu. Cán bộ, Kiểm sát viên tiếp thu ý kiến chỉ đạo của lãnh đạo để chỉnh sửa nội dung theo chỉ đạo. Sau khi lãnh đạo Viện nhất trí với báo cáo án số hóa thì lãnh đạo Viện phê duyệt cụ thể vào báo cáo đề xuất hồ sơ vụ án của Kiểm sát (báo cáo giấy) với nội dung đồng ý hay không đồng ý nội dung trình chiếu tại phiên tòa.

        Ngoài ra, quá trình số hóa hồ sơ và trình chiếu tài liệu tại phiên tòa cần lưu ý một số nội dung liên quan:

• Hiện nay, một số phiên tòa khi trình chiếu tài liệu, chứng cứ có trong hồ sơ vụ án, nhiều đơn vị sử dụng, trình chiếu cả sơ đồ tư duy tại phiên tòa. Tuy nhiên, quy chế nghiệp vụ trong ngành Kiểm sát hiện chưa quy định về việc duyệt tài liệu, chứng cứ có trong hồ sơ vụ án được trình chiếu tại phiên tòa, cũng như chưa quy định sơ đồ tư duy là loại tài liệu được lãnh đạo Viện duyệt để trình chiếu hay không ngoài những tài liệu, chứng cứ có trong hồ sơ vụ án. Trước mắt để khắc phục tình trạng này, khi báo cáo đề xuất lãnh đạo Viện duyệt án, duyệt các tài liệu, chứng cứ sử dụng trình chiếu tại phiên tòa có thể thêm nội dung “Kèm theo báo cáo đề xuất này là sơ đồ tư duy vụ án....” để tạo ra tính hợp lý trong quy trình nghiệp vụ, hạn chế được tình trạng trình chiếu “tùy tiện”, không mang lại hiệu quả trong tranh tụng.
• Bố cục, thứ tự sắp xếp hồ sơ số hóa. Trên cơ sở những tài liệu, chứng cứ được scan, Kiểm sát viên phải sắp xếp tài liệu, chứng cứ đã số hóa theo từng thư mục, đặt tên rõ ràng, dễ nhận biết để phục vụ tốt việc trình chiếu phiên tòa, theo từng người tham gia tố tụng liên quan; khi sắp xếp cần phải tạo mục lục, dẫn liên kết (Hyperlink) đến tài liệu, chứng cứ đã sao chụp; và tạo mục lục đến dữ liệu đã số hóa, đã được biên tập mà dự kiến đưa vào để trình chiếu, công bố tại phiên tòa. 

Kiểm sát viên báo cáo án thông qua hình thức số hóa hồ sơ vụ án

• Các thao tác nghiệp vụ tại phiên tòa xét xử vụ án hình sự có ứng dụng công nghệ thông tin và công chức được phân công tham hỗ trợ cùng Kiểm sát viên cần tập luyện để phối hợp nhịp nhàng, có hiệu quả với thao tác nghiệp vụ của Kiểm sát viên. Đối với Cáo trạng và luận tội của Viện kiểm sát, thông qua trình chiếu hình ảnh song song với việc công bố, đọc các văn bản tố tụng này được Kiểm sát viên thực hiện theo quy định của BLTTHS . Khi Kiểm sát viên công bố văn bản tố tụng thì đồng thời công chức được phân công hỗ trợ trình chiếu bản cáo trạng, luận tội hay các tài liệu, chứng cứ đã được số hóa lên màn hình chiếu cho tất cả những người có mặt tại phiên tòa biết và theo dõi theo chỉ đạo của Kiểm sát viên chính thực hành quyền công tố, kiểm sát xét xử vụ án.

        Đối với việc hỗ trợ công bố tài liệu, chứng cứ bằng hình ảnh, video... tại phiên tòa giúp Hội đồng xét xử và người tham gia tố tụng nắm được diễn biến và tài liệu về vụ án, đồng thời phục vụ cho việc hỏi, tranh luận của Kiểm sát viên bởi thông qua đó Kiểm sát viên cân nhắc để thực hiện chiếu tài liệu nào, chiếu vào thời điểm nào, tùy thuộc vào từng vụ án, từng tình huống phát sinh trong diễn biến phiên tòa./.

Trần Trọng Hoàn - Viện KSND huyện Đan Phượng